cambiar correspondencia
esta opción nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio.
la unidad de cambiar correspondencia la podemos aprovechar en otras situaciones como lo son las generación de etiquetas , la impresión de sobres para invitaciones.
documento principal:
es el documento word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.
origen de datos:
es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal.
crear el documento principal :
*abrir word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya tenga el texto fijo.
*seleccionar de la pestaña correspondencia el menú inicial combinación de correspondencia.
* allí haz clic en la opción paso a paso por el asistente combinar correspondencia.
en el paso 2 , definimos el documento inicial que es el documento que contiene la parte fija, a partir de la cual crearemos el documento combinado.
utilizar una lista existente :
aparese la opción examinar ... hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
seleccionar de los contactos de outlook:
en el lugar de examinar....aparese la opción elegir la carpeta de contacto.
hacer clic en aceptar para continuar con el paso 4 del asistente:
redactamos en el documento abierto en el texto fijo de nuestra carta y añadimos los campos de combinasion.
si queremos guardar las cartas en un nuevo documento, por ejemplo, para rectificarel texto en algunas de ellas , o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en editar cartas individuales.....
desplazarse por los registros:
el origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatorios), al cambiar se aseguraran tantos documentos como registros tenga el origen.
cambiar al imprimir:
la opcion imprimir documentos .... permite enviar a la impresora el resultado de la combinasion.
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