martes, 22 de noviembre de 2011

3.8 Importar y exportar datos

Acces te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rapidamente.

Para ello, solo tendremos que acudir a la pestaña datos externos, una vez alli seleccionar una opcion de la seccion importar.

Aqui podemos seleccionar que tipo de archivo contiene los datos que queremos importar si quieres importar objetos de una base de datos a otros solo tienes que hacer click a el boton acces sin embargo puedes importar tablas de exel e incluso de texto como lo de word.

Automaticamente se les asigna el tipo de datos a cada campo aunque la opcion a cambiarlos observa que no hay campo clave sin embargo en la siguiente batalla nos pide ese dato. Si la tabla contara con la matricula del alumno podria ser la clave principal de cualquier modo, acces asigna dicha clave.

En el grupo exportar seleccioamos la opcion exel esto ara que la tabla acces la convirtamos en una tabla exel.

Llegaremos al siguiente cuadro de dialogo donde le diremos queremos guardar en donde accinaremos el formato.

3.7 Utilizar macros para la realización de acciones requeridas

Los macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas como abrir & cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc.
También sirven para crear métodos abreviados de teclado, & para que se ejecuten tareas automáticamente cada vez que se inicie una base de datos.
Esta opción es muy útil a la hora de realizar comprobaciones o lanzar procesos antes de que el usuario empiece a trabajar.
¿Cómo puedo crear una Macro?
  • Hacer clic en el botón macro de la pestaña crear.
  • Se abrirá la Vista de diseño de Macro.
  • Esta ventana es muy parecida a la vista Diseño de tabla, & tiene la misma dinámica; pero en vez de campos son las acciones que queremos que se ejecuten.
  • Consta de 2 columnas: Acción, Argumentos & comentario.
  • Puedes insertar o eliminar filas.
  • Cuando la macro esta terminada puede guardarse, ejecutarse & cerrarse.

Acciones mas utilizadas:
  • Abrir consulta: Abre una consulta.
  • Abrir Formulario: Abre un Formulario.
  • Abrir informe: Abre un Informe.
  • Abrir tabla: Abre una tabla.
  • Buscar Registro: Buscar Registros, dependiendo criterios especificados.
  • Buscar siguiente: Busca el siguiente registro.
  • Cancelar evento: Cancela el evento que produjo la ejecución de macro.
  • Cerrar: Cerrar cualquier objeto que se encuentre abierto.
  • Cuadro mensaje: Mostrar mensajes para interactuar con el usuario.
  • Detener macro: Detener la ejecución de una macro.
  • Detener todas macro: Detendrá todas las macros en ejecución.

3.6 Realizar consultas a la información de las bases de datos.

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Crear una consulta
·         Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
·         Hacer clic en el botón diseño de consulta en la pestaña crear.
La vista diseño                                                                                                   Cada columna de la cuadricula corresponde a un campo. Basta con activar la casilla para que se muestre en la consulta.                                                         Cada columna tiene un propósito:
·         Campo: Podremos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla también pude ser un campo calculado.
·         Tabla: Nombre de la tabla de la que obtenemos el campo. Nos será útil cuando definamos consultas basadas en varia tabla.
·         Orden: Sirve para ordenar las filas de resultado.
·         Mostrar: Si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca el resultado.
·         Criterio: Sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que aparecerá en el resultado de la consulta.

Añadir campos
·         Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar se colocara en la primera columna libre de la cuadricula.
·         Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botón del mouse arrastrar el campo sobre la cuadricula, soltar el botón cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo.
·         Hacer clic sobre la fila de campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista, seleccionando primero una tabla en la fila Tabla; así en la lista despegable solo aparecerán campos de la tabla seleccionado.
·         También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna vacía de la cuadricula.
·         Si queremos que todos los campo de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco*.

Guardar la consulta

·         Haciendo clic sobre el botón guarda de la barra de Acceso rápido, o bien
·         Seleccionando la opción de guardar del botón de Office. Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecerá el cuadro de dialogo para darle un nombre.

Ejecutar la consulta
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados.

Modificar el diseño de una consulta
·         Si lo que queremos es modificar el diseño se una consulta:
Situarse en el panel de Exploración y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta.
·         En el menú contextual seleccionar vista diseño.

Combinar Tablas.
Combinamos dos tablas por un campo o vario de unión de la misma forma que relacionamos tablas en la ventana relaciones, arrastrando el campo de la unión de una de las tablas sobre el campo de unión de la otra tabla.
Se combinan automáticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en las dos tablas aunque no exista una relación definida entre ella.

Consultas de referencia cruzada
Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta resumen con dos columnas de agrupación como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupación es una entrada de la tabla.



3.5 Diseñar informes personalizados

Informes
Sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos.
Crear un informe
Para crear un informe, podemos utilizar la sección Informes que encontraras en la pestaña Crear:
 Diseño de informe: Abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos que aparezcan en el.
  • Asistente para informes: Nos va guiando paso por paso en la creación del informe.
  • Informe: Consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.
  • Informe en blanco: Abre un informe en blanco en vista Presentación.

Asistente para informes:
Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botón Asistente para informes:
  • Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde se tomaran los datos.
  • Seleccionamos los campos.
  • Elegimos los niveles de agrupamiento.
  • Ordenar los registros por hasta 4 campos de ordenación.
  • Elegimos el estilo que le queremos dar al informe.
  • Ponemos el titulo del informe y presionamos Finalizar.

Vista de diseño
Nos permite definir el informe. Para entrar en la vista diseño debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con informe seleccionado y a continuación hacemos clic en el botón Vista Diseño.
El área de diseño consta de las siguientes secciones:
  • Encabezado del informe
  • Encabezado de pagina
  • Detalle
  • Pie de pagina
  • Pie de informe
Diseño de informe
Esta pestaña o barra nos permite realizar diferentes opciones como:
  • Pasar de una vista a otra
  • Ver como quedara la impresión antes de mandar el informe a impresora.
  • Hacer aparecer o desaparecer el cuadro de lista de campos.
  • Modificar los niveles de agrupamientos.
  • Hacer aparecer o desaparecer el cuadro de Propiedades de control.

Imprimir un informe
Para imprimir, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos de Access.
  • Imprimir directamente: Hacer clic en el nombre del informe, desplegar el botón de office y en la flecha del comando Imprimir seleccionar Impresión rápida.
  • Abrir el cuadro de dialogo imprimir: Hacer clic el nombre de informe que queremos imprimir para seleccionarlo, seleccionar botón de office y en el comando imprimir se pueden modificar algunos parámetros.
  • Abrir el informe en vista previa: Elegir directamente Vista previa en el cuadro de Vistas.

miércoles, 16 de noviembre de 2011

3.4 diseñar formuolarios personalizados

Los formularios  formularios: los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar el registro de una tabla o consulta.
OPCIONES PARA CREAR UN FORMULARIO
 diseño del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos que aparezcan en el.
asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso a paso en la creación del formulario
 formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el panel de exploración.
ASISTENTE PARA FORMULARIOS
En esta ventana nos pide introducir los campos al incluir en el formulario.
Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde toma los datos en cuadro tablas/consulta, este será el origen del formulario.



EDITAR DATOS DE UN FORMULARIO
Para editar datos de una tabla, utilizando un formulario, debemos abrir el formulario, posicionarnos en este, en el panel de exploración, hacer clic derecho y seleccionar la opción ABRIR en el menú contextual.
O simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario
Aparecerán los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario.
Podemos a continuación buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviéramos en la hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla, utilizando la barra de desplazamiento por  los registros que ya conocemos, lo único que cambia es el aspecto e la pantalla.

3.3 EDITAR Y MODIFICAR BASES DE DATOS


3.3 EDITAR Y MODIFICAR BASES DE DATOS

Modificar tablas de datos
MODIFICAR EL DISEÑO DE UNA TABLA:
·         Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera.
·         Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseño en el menú contextual.
PARA AÑADIR UN NUEVO CAMPO O ELIMINAR:
1.       Ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo.
2.       Situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botón INSERTAR FILAS.
1.       Posicionarse en el campo y hacer clic en el botón ELIMINAR FILAS  de la pestaña DISEÑO.
INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS EN UNA TABLA:
Ø  Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploración.
Ø  Desde el Panel de Exploración hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opción ABRIR en el menú contextual
Ø  Si estamos en la vista de Diseño de tabla, hacer clic sobre el botón Vistas de objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaña inicio o diseño.
BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS:
Muchas veces necesitaremos buscar algún registro, conociendo el valor de alguno de sus campos. Para poder realizar esta operación tenemos a nuestra disposición la herramienta Buscar de Access 2007. Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista de hojas de datos, a continuación posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar y finalmente, hacer clic en el botón Buscar de la pestaña INICIO:
Aparecerá el cuadro d dialogo Buscar y reemplazar siguiente:
En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar
En el campo BUSCAR EN: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar.
En el cuadro COINCIDIR: elegimos hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor introducido en el campo.
Hacemos clic sobre el botón BUSCAR SIGUIENTE para reemplazar la búsqueda y se posicionara en el primer registro que cumpla la condición de búsqueda. Si queremos seguir la búsqueda. Hacer clic sobre el botón Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos

viernes, 11 de noviembre de 2011

3.2 Crear base de datos para administrar información


3.2 Crear base de datos para administrar información.

Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados
Conceptos básicos de Access

Base de datos:
para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la
información, utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional, donde los datos se organizan en Tablas.


 Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para
Tablas de datos:  almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser clientes o pedidos.

Las columnas reciben el nombre de  Nombre, otro sería la Dirección, otro la Fecha de Nacimiento.Campos, por ejemplo, un campo puede ser elRegistro, cada registro contiene losBase de Datos.
Los renglones forman lo que se conoce como  campos agrupados para un mismo objeto de la tabla (cada cliente).

Y al conjunto de registros con los que cuente nuestra tabla, a eso es a lo que ya le
podemos llamar
Crear una tabla de datos
 El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la Clave principal
columna.

 efault viene nombrada como “Id” y está representada por una
porque es como la tabla distinguirá todos los registros de la tabla, asegurándose de que no se repitan. Además, es indispensable para cuando se requieran enlazar dos tablas.
Si por algún motivo necesitamos cambiar el campo clave, basta con
que presionemos el botón Clave Principal ubicado en la pestaña Diseño en
el Grupo Herramientas.

El campo clave nunca tendrá valores
repetidos.

Rellenaremos la rejilla, definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla, diseñaremos una donde se capturen las calificaciones de los alumnos de un grupo del COBACH.

Texto:
(números) y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50
caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza
para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier número que no se
utilice en cálculos, como números de teléfono, códigos postales o claves de
empleado.
Número:
número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen,
los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales;
los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza
para claves autonuméricas en bases réplicas.

Para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo
  Moneda: Para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos.
 Autonumérico: Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número. 
 
Sí/No: Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No,Objeto OLE: Objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, unHipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto .
.

Fecha/Hora: Para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.

Memo: Se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o
Vista diseño es el método que detallaremos en esta sección de la guía.
Toda tabla en nuestra base de datos debe contener una clave principal. En la imagen
anterior puedes ver que por d
llave (tal vez porque clave y llave se escriben igual en inglés: “key”). Este campo es importante

3.1 Modificar las opciones de Access



3.1 Modificar las opciones de Access
Una
contexto, es decir, están relacionados entre sí y almacenados de forma sistemática
para su posterior uso.
Por ejemplo, podemos considerar a una biblioteca como una base de datos,
pues todos los libros están ordenados para su fácil localización y consulta. De la misma
forma trabaja una base de datos digital.
Los programas que manejan las bases de datos se les conocen como sistemas
gestores de bases de datos, los cuales crean bases de datos, almacenan información y permiten su posterior consulta.
 
Elementos Básicos de Access 2007

Arrancar y cerrar Access 2007

La forma típica es dar doble clic en el icono de Access si éste se encuentra en el
escritorio o en el menú Inicio si ya se había abierto recientemente.
Si no lo está, presionamos el botón Inicio, luego a Todos los programas y buscamos la carpeta de Microsoft Office, una vez que entremos ahí, encontraremos el icono de Microsoft
Access.

La Cinta de Opciones
La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en
pestañas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creación de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido.

martes, 18 de octubre de 2011

2.6 Trabajar con Listas de Datos


Tablas de datos (listas de datos).
Es como una tabla de base de datos, de hecho tambien se denominan listas de base de datos. Cada fila es un regristro de entrada.
Las tablas son muy utiles porque ademas de almacenar informacion,incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy comoda.

Operaciones que podemos realizar con las listas:
*ordenar la los registros.
*filtrar el contenido de la tabla por algun criterio.
*utilizar formulas para la lista, añadiendo algun tipo de filtrado.
*crear un resumen de los datos.
*aplicar formatos a todos los datos.

Como planear una lista.
Cuando planees una lista, considera la informacion que contendra la lista y como trabajaras con la informacion hoy y en un futuro

Crear una tabla.
Hay que seguir los siguientes pasos:
*Seleccionar el rango de celdas(con datos o vacias) quequeremos incluir en la lista.
*Seleccionar tabla en la pestaña insertar.
Aparecera el cuadro de dialogo crear tabla…
*al final hacer clic en aceptar.

Modificar los datos de una tabla.
Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores en la tabla.
Un formulario de datos es un cuadro de dialogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos(un registro).
Al crear el formulario, disponemos de los siguientes botones:

-Nuevo: Sirve para introducir un nuevo regristo.
-eliminar:  eliminar el regristro que esta activo.
-restaurar: deshace los cambios efectuados.
-buscar anterior: se despaza al registro anterior.
-buscar siguiente: se desplaza al siguiente regristro.
-criiterios: Sirve para aplicar un filtro de busqueda.
-Cerrar: cierra el formulario.
Para..
Cambiar los datos de un registro: nos posicionamos sobre el registro, luego rectificamos los datos que queramos, si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic en el boton restaurar.
Buscar un nuevo registro: Utilizamos los botones buscar anterior y siguiente o ir directamente a un regristro concreto, pulsamos en el boton criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de busqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparecera la palabra criterios.

Modifcar la estructura de la tabla.
Pulsando el icono cambiar tamañno de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados estos deben permanecer en la misma posicion.
Cuando necesitemos añadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos, slo tendremos que pulsar la tecla TAB desde la ultima celda.

Estilo de la tabla.
Escogiendo uno delos estilos predefinidos.
En opciones de estilo dela tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como quelas columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas..

Ordenar una tabla de datos.
Para hacer una ordenacion simple, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, despues podemos acceder ala pestaña datos y pulsar sobre ordenar.. y escoger el criterio de ordenacion.
Para ordenar la lista por mas de un criterio de ordenacion, podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar, si ordenamos según el valor dela celda, o por su color o icono y criterio de ordenacion, donde elegimos si el orgen es alfabetico.

2.8 ELABORAR GRAFICAS MEDIANTE EL USO DE HERRAMIENTAS CORRESPONDIENTES

2.8 ELABORAR GRAFICAS MEDIANTE EL USO DE HERRAMIENTAS CORRESPONDIENTES

*Grafico:
es una representacion de los datos de la hoja de calculo .
excel ofrese 14 tipos de graficos , en 88 formatos incorporados.

una grafica se puede crear directamente en una hoja de calculo que se mostrara en pantalla y se aguardara como parte de la misma : a esto se le llama grafico incrustado.

*Lineas de division:
simplemente son lineas que se marcan en el grafico para el eje de categorias (X) y (Y) , en el eje principal y secundario.

*Escala :
se refiere ala cantidad de divisiones que llebara la grafica , asi como las dimenciones de dichas divisiones.