3.6 Realizar consultas a la información de las bases de datos.

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

Crear una consulta

·         Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.

·         Hacer clic en el botón diseño de consulta en la pestaña crear.

La vista diseño                                                                                                   Cada columna de la cuadricula corresponde a un campo. Basta con activar la casilla para que se muestre en la consulta.                                                         Cada columna tiene un propósito:

·         Campo: Podremos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla también pude ser un campo calculado.

·         Tabla: Nombre de la tabla de la que obtenemos el campo. Nos será útil cuando definamos consultas basadas en varia tabla.

·         Orden: Sirve para ordenar las filas de resultado.

·         Mostrar: Si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca el resultado.

·         Criterio: Sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que aparecerá en el resultado de la consulta.

Añadir campos

·         Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar se colocara en la primera columna libre de la cuadricula.

·         Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botón del mouse arrastrar el campo sobre la cuadricula, soltar el botón cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo.

·         Hacer clic sobre la fila de campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista, seleccionando primero una tabla en la fila Tabla; así en la lista despegable solo aparecerán campos de la tabla seleccionado.

·         También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna vacía de la cuadricula.

·         Si queremos que todos los campo de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco*.

Guardar la consulta

·         Haciendo clic sobre el botón guarda de la barra de Acceso rápido, o bien

·         Seleccionando la opción de guardar del botón de Office. Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecerá el cuadro de dialogo para darle un nombre.

Ejecutar la consulta
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados.

Modificar el diseño de una consulta

·         Si lo que queremos es modificar el diseño se una consulta:
Situarse en el panel de Exploración y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta.

·         En el menú contextual seleccionar vista diseño.

Combinar Tablas.

Combinamos dos tablas por un campo o vario de unión de la misma forma que relacionamos tablas en la ventana relaciones, arrastrando el campo de la unión de una de las tablas sobre el campo de unión de la otra tabla.
Se combinan automáticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en las dos tablas aunque no exista una relación definida entre ella.

Consultas de referencia cruzada
Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta resumen con dos columnas de agrupación como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupación es una entrada de la tabla.